MSTR heeft WerkSaam Westfriesland, de leidende organisatie voor werk en inkomen, voorzien van een op maat gemaakte AI-oplossing. Deze innovatie automatiseert de complete gespreksdocumentatie tussen consulenten en burgers, wat resulteert in een maandelijkse besparing van ruim 1000 uur en een drastische verlaging van de administratieve last voor gemeenten.
WerkSaam Westfriesland is de verbindende factor voor werk en inkomen binnen de gemeenten Drechterland, Enkhuizen, Hoorn, Koggenland, Medemblik, Opmeer, Stede Broec en Zwaag. Ze spelen een cruciale rol in het matchen van werkzoekenden aan vacatures en het bieden van essentiële ondersteuning aan burgers die extra hulp nodig hebben op de arbeidsmarkt. In hun dagelijkse praktijk vinden talloze gesprekken plaats en worden er veel rapporten en documenten opgesteld.
Uitdaging
De voornaamste uitdagingen die deze AI-oplossing aanpakt, liggen in de tijdrovende en foutgevoelige administratieve processen rondom gesprekken tussen consulenten en burgers. Gemeenten hebben te maken met:
Hoge werkdruk: Consulenten besteden veel tijd aan het notuleren, verwerken en opstellen van rapporten na elk gesprek.
Lange wachtrijen: Door de inefficiëntie in de administratie hopen taken zich op, wat leidt tot langere wachttijden voor burgers.
Intensieve voor- en nabewerking: Elk individueel gesprek vereist voorbereiding, het maken van actieve notities tijdens het gesprek en een tijdrovende nabewerking inclusief naslagwerk en formele rapportage.
Oplossing
De AI-oplossing biedt een geautomatiseerd systeem dat de hele workflow van gespreksdocumentatie stroomlijnt en consulenten tot een uur per gesprek ontlast. De kern van de oplossing bestaat uit drie stappen:
Audio omzetten naar tekst met sprekers: Onze applicatie registreert gesprekken en zet de audio met hoge nauwkeurigheid om in tekst, waarbij automatisch de verschillende sprekers worden herkend en gelabeld.
Transcripten omzetten in gestructureerde data: De ruwe transcripten worden vervolgens door de AI-technologie verwerkt en omgezet in gestructureerde, bruikbare data. Dit betekent dat belangrijke informatie, gemaakte besluiten, concrete actiepunten en relevante feiten worden geïdentificeerd, geëxtraheerd en logisch geordend.
Gestructureerde data omzetten in Word-verslag: Tot slot wordt deze gestructureerde data automatisch geconverteerd naar een kant-en-klaar Word-verslag. Dit elimineert de noodzaak voor handmatig typewerk, verzekert consistente, complete rapporten en zorgt ervoor dat de documentatie direct gereed is voor gebruik.
Dit geautomatiseerde systeem zorgt niet alleen voor een aanzienlijke tijdsbesparing, maar verhoogt ook de efficiëntie, nauwkeurigheid en kwaliteit van de administratieve processen binnen gemeentelijke dienstverlening.
